Tìm kiếm một văn phòng cho thuê phù hợp có thể là một hành trình đầy thử thách. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi phải đối mặt với các vấn đề trong suốt quá trình tìm kiếm. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể gặp phải những rủi ro không đáng có. Bài viết này vanphongmoi.com sẽ giúp bạn hiểu rõ những khó khăn thường gặp. Xem ngay!
Những vấn đề thường gặp khi tìm văn phòng cho thuê
Vị trí địa lý cùng hệ thống giao thông
Vị trí văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng di chuyển của nhân viên, khách hàng, đối tác. Nếu văn phòng nằm ở khu vực thường xuyên kẹt xe hoặc quá xa trung tâm. Việc đi lại sẽ mất nhiều thời gian, gây bất tiện, ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Ngoài ra, bãi đỗ xe, phương tiện giao thông công cộng hay các tiện ích xung quanh cũng cần được cân nhắc. Như ngân hàng, quán cà phê, nhà hàng, trung tâm thương mại,…
Doanh nghiệp bị trả quá nhiều khoản chi phí
Ngoài tiền thuê hàng tháng, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều khoản phí khác. Các chi phí này bao gồm phí dịch vụ, phí gửi xe, phí bảo trì, phí vệ sinh hoặc nhiều khoản phí ẩn khác. Nếu không tính toán trước, tổng chi phí có thể vượt quá ngân sách ban đầu. Không nắm rõ tất cả các khoản phí trước khi ký hợp đồng có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị động. Ảnh hưởng đến dòng tiền, kế hoạch tài chính dài hạn của công ty.
Xem thêm: Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng: Hướng Dẫn Đầy Đủ Từ A-Z
Lãng phí không gian hoặc thiếu không gian
Chọn diện tích văn phòng không phù hợp là vấn đề phổ biến hàng đầu khi tìm văn phòng cho thuê. Nếu văn phòng quá rộng, doanh nghiệp sẽ phải chịu chi phí thuê cao nhưng không sử dụng hết không gian. Ngược lại, văn phòng quá nhỏ có thể gây cảm giác chật chội, ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên. Đánh giá sai nhu cầu về diện tích có thể khiến công ty phải chuyển văn phòng chỉ sau một thời gian ngắn. Điều này gây tốn kém, mất thời gian cho quá trình di dời.
Bị lừa dối khi hợp tác với công ty môi giới không uy tín
Nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng thông tin không minh bạch khi làm việc với đơn vị môi giới. Một số công ty môi giới không uy tin có thể cung cấp thông tin sai lệch về giá cả, tiện ích hoặc điều kiện hợp đồng. Điều này khiến doanh nghiệp phải đối mặt với những rủi ro không đáng có.
Cách tránh các vấn đề tiêu cực khi tìm văn phòng cho thuê
Cân nhắc kỹ về vị trí và tiện ích xung quanh
Nên chọn văn phòng cho thuê ở khu vực có giao thông thuận lợi. Giá có thể cao ở các khu vực trung tâm, tuy nhiên dễ dàng kết nối với các tuyến đường chính. Ngoài ra, cần xem xét các tiện ích như ngân hàng, quán ăn, bãi đỗ xe và phương tiện công cộng. Trụ sở văn phòng có vị trí tốt giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Đồng thời gia tăng cơ hội tiếp cận, hợp tác với các đối tác, khách hàng tiềm năng.
Lưu ý về chi phí phát sinh
Khi làm việc với tòa nhà văn phòng hoặc các công ty môi giới, cần trao đổi rõ về tất cả các khoản phí trước khi ký hợp đồng. Xác định chi tiết các khoản phí dịch vụ, phí gửi xe, phí bảo trì cùng các chi phí phát sinh khác. Việc này giúp doanh nghiệp tránh những khoản phát sinh không mong muốn. Không làm gián đoạn hay thâm hụt dòng tiền của doanh nghiệp cho hoạt động kinh doanh.
Tìm hiểu kỹ thông tin về tòa nhà và chủ đầu tư
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần xem xét lịch sử, uy tín của chủ đầu tư. Kiểm tra chất lượng tòa nhà, hệ thống điện nước, điều hòa không khí, an ninh. Đồng thời, tham khảo đánh giá từ các doanh nghiệp đã từng thuê để có cái nhìn thực tế hơn.
Xác định rõ nhu cầu diện tích thực tế cần sử dụng
Đánh giá số lượng nhân viên, kế hoạch mở rộng trong tương lai, nhu cầu về không gian làm việc. Điều này giúp doanh nghiệp chọn được diện tích phù hợp, tối ưu chi phí thuê. Đồng thời, có một thiết kế nội thất văn phòng nâng cao hiệu quả sử dụng không gian.
Đọc kỹ hợp đồng và làm rõ các điều khoản
Hợp đồng thuê cần minh bạch về thời gian thuê, giá cả, trách nhiệm của các bên. Nếu có điều khoản không rõ ràng, doanh nghiệp nên yêu cầu làm rõ hoặc nhờ tư vấn pháp lý trước khi ký kết. Đây là vấn đề cần lưu ý kỹ vì nó có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Hoặc thậm chí khiến công ty bạn phải tìm một nơi cho thuê văn phòng khác.
Kiểm tra kỹ lưỡng hiện trạng văn phòng
Trước khi nhận bàn giao, cần kiểm tra tình trạng nội thất, hệ thống điện nước, máy lạnh, thang máy. Nếu có vấn đề cần sửa chữa, cần ghi nhận ngay để tránh tranh chấp về sau.
Việc tìm kiếm văn phòng cho thuê phù hợp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố như vị trí, chi phí, diện tích hay hợp đồng thuê. Hy vọng với những kinh nghiệm trên từ vanphongmoi.com, bạn sẽ tìm được văn phòng phù hợp. Giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất vận hành cùng cơ hội phát triển kinh doanh.
