Chi Tiết Các Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng Cần Biết Năm 2025

Thuê văn phòng là một khoản đầu tư quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc nắm rõ các loại chi phí thuê văn phòng giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính chính xác, tránh các khoản phát sinh không mong muốn.

Trong bối cảnh năm 2025, giá thuê văn phòng có nhiều biến động do sự thay đổi của thị trường bất động sản và nhu cầu linh hoạt từ doanh nghiệp. Bài viết này vanphongmoi.com phân tích giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng loại chi phí, từ đó có chiến lược thuê văn phòng hợp lý.

Tổng Quan Về Chi Phí Thuê Văn Phòng

Khái Niệm Chi Phí Thuê Văn Phòng

Chi phí thuê văn phòng là tổng hợp các khoản chi mà doanh nghiệp phải chi trả khi thuê một không gian làm việc. Những chi phí này bao gồm giá thuê, các khoản phí khác liên quan đến việc sử dụng, duy trì văn phòng. Việc hiểu rõ các loại chi phí này giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách chính xác và tránh những bất ngờ tài chính không mong muốn.

Tầm Quan Trọng Của Việc Hiểu Rõ Chi Phí

Việc nắm rõ các loại chi phí thuê văn phòng giúp doanh nghiệp:

• Quản lý ngân sách hiệu quả: Giúp lập kế hoạch tài chính một cách chính xác hơn.
• Tránh rủi ro tài chính: Nhận biết và chuẩn bị cho các khoản chi phát sinh có thể xảy ra.
• Tối ưu hóa quyết định thuê: Đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho nhu cầu, khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Xem thêm: Các Khoản Chi Phí Thuê Văn Phòng Phổ Biến

Các Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng Doanh Nghiệp Cần Nắm Rõ

Chi Phí Thuê Văn Phòng

Chi phí thuê văn phòng là chi phí cơ bản, lớn nhất trong hợp đồng thuê văn phòng. Giá thuê văn phòng được tính dựa trên diện tích thuê (m2), phải trả hàng tháng, quý hoặc năm, dựa vào sự thương lượng hợp đồng của hai bên.

Phí Dịch Vụ

Phí dịch vụ là khoản phí hàng tháng doanh nghiệp cần trả để duy trì các tiện ích chung trong tòa nhà. Mức phí này dao động từ 3 – 8 USD/m², tùy theo loại hình văn phòng.

Các khoản chi trong phí dịch vụ bao gồm:

• Bảo vệ, an ninh
• Vệ sinh khu vực chung
• Bảo trì hệ thống kỹ thuật (điện, nước, thang máy)

Phí dịch vụ tiêu chuẩn không bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng điện trong khu vực thuê, cũng như chi phí đỗ xe cho cả ô tô và xe máy

Thuế VAT Và Pháp Lý

• Thuế VAT 10% trên hợp đồng thuê.

• Phí công chứng hợp đồng: 200.000 – 500.000 VNĐ.

• Phí đăng ký kinh doanh (nếu thuê làm trụ sở công ty).

Xem thêm: Thuế Suất Cho Thuê Văn Phòng: Cách Tính, Mức Thuế & Lưu Ý

Phí Điện, Nước, Internet

Chi phí điện nước thường tính theo mức tiêu thụ thực tế, với đơn giá do nhà cung cấp quy định. Một số tòa nhà áp dụng giá điện thương mại cao hơn giá điện dân dụng. 

• Internet: Chi phí dao động tùy theo gói cước, thường từ 500.000 – 2.000.000 VND/tháng.
• Điều hòa: Một số tòa nhà tính phí điều hòa ngoài giờ hành chính.
• Bãi đỗ xe: Phí gửi xe dao động từ 150.000 – 2.000.000 VND/tháng tùy theo loại xe, vị trí gửi.

Phí Đặt Cọc Và Thanh Toán Hợp Đồng

Hầu hết chủ tòa nhà yêu cầu doanh nghiệp đặt cọc 2 – 3 tháng tiền thuê văn phòng trước khi ký hợp đồng. Khoản này được hoàn trả khi hợp đồng kết thúc, nếu không có thiệt hại hay vi phạm điều khoản.

Chi Phí Nội Thất Và Trang Trí

Việc nâng cấp sản phẩm nội thất & trang trí văn phòng đem lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp, bao gồm việc tạo ra một nơi làm việc tiện nghi, kích thích tư duy, cũng như việc nâng cao uy tín thương hiệu, hấp dẫn nhân sự và khách hàng

Chi phí thuê văn phòng cần thiết có thể bao gồm việc sắm sửa các đồ dùng văn phòng (bàn, ghế, tủ đựng giấy tờ), các đồ vật trang trí  tranh ảnh, cây cảnh) và hệ thống ánh sáng

Tham khảo thêm: Thiết Kế Văn Phòng Kiến Trúc Đẹp, Hiện Đại, Chuyên Nghiệp

Chi Phí Di Chuyển và Lắp Đặt

Khi chuyển đến một văn phòng mới, doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều khoản chi phí thuê văn phòng liên quan đến việc di chuyển, lắp đặt nội thất, cũng như mua sắm trang thiết bị cần thiết cho không gian làm việc. Việc lập kế hoạch trước cho các khoản chi này sẽ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian.

Chi Phí Bảo Hiểm

Doanh nghiệp nên xem xét việc mua bảo hiểm cho tài sản trong văn phòng để bảo vệ mình khỏi các rủi ro như cháy nổ, mất mát hoặc thiệt hại do thiên tai. Chi phí bảo hiểm thường phụ thuộc vào giá trị tài sản và mức độ bảo hiểm mà doanh nghiệp lựa chọn.

Tối Ưu Hóa Ngân Sách Thuê Văn Phòng

Chọn Vị Trí Phù Hợp 

Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể tìm kiếm các khu vực gần trung tâm hoặc các tòa nhà có mức giá thuê thấp hơn thay vì chỉ tập trung vào những khu vực đắc địa.

Tối Ưu Hóa Không Gian Làm Việc

Bố trí nội thất một cách khoa học, loại bỏ những vật dụng không cần thiết sẽ giúp không gian làm việc thông thoáng hơn, đồng thời tối ưu chi phí hiệu quả

Xem thêm: Vì Sao Các Tập Đoàn Lớn Đầu Tư Vào Thiết Kế Văn Phòng Sáng Tạo?

Đàm Phán Chi Phí Thuê Văn Phòng

Sử Dụng Dịch Vụ Văn Phòng Ảo

Thuê văn phòng ảo là giải pháp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng cho doanh nghiệp, có thể giảm đến 95%. Văn phòng ảo cung cấp các tiện ích cơ bản như: địa chỉ kinh doanh, lễ tân hỗ trợ, phòng họp và số điện thoại liên lạc. Giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp mà không cần đầu tư vào một không gian vật lý.

Sử Dụng Lại Máy Móc, Thiết Bị, Nội Thất Văn Phòng Cũ

Việc mua sắm đồ dùng văn phòng như bàn, ghế, tủ đựng tài liệu, máy tính, máy in,… thường đòi hỏi chi phí lớn. Doanh nghiệp nên chọn những thiết bị phù hợp với yêu cầu công việc, ngân sách của mình. Đồng thời tận dụng lại các trang thiết bị vẫn còn sử dụng tốt từ văn phòng cũ để giảm bớt chi phí.

Xem thêm: Bí Quyết Tiết Kiệm Chi Phí Thuê Văn Phòng Của Công Ty