Thuê văn phòng là bước quan trọng, bởi nó ảnh hưởng đến sự phát triển đối với mọi doanh nghiệp. Một hợp đồng cho thuê văn phòng thiếu chặt chẽ có thể dẫn đến tranh chấp. Hoặc các chi phí phát sinh, rủi ro pháp lý không mong muốn. Để đảm bảo quyền lợi, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ từng điều khoản trước khi ký kết. Bài viết này, vanphongmoi.com sẽ giúp nắm rõ các nguyên tắc quan trọng khi xem xét hợp đồng.
Các điều khoản cốt lõi cần kiểm tra hợp đồng cho thuê văn phòng
Thông tin pháp lý của bên cho thuê
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần xác minh quyền sở hữu hoặc quyền khai thác hợp pháp của bên cho thuê. Hãy kiểm tra các giấy tờ như:
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu đất (sổ đỏ) – để đảm bảo bên cho thuê thực sự có quyền sở hữu bất động sản.
- Giấy phép kinh doanh (đối với công ty cho thuê) – giúp xác định tính hợp pháp của giao dịch.
- Giấy tờ chứng minh không có tranh chấp – tránh rủi ro pháp lý sau này.
Thời hạn thuê & gia hạn hợp đồng
Hợp đồng cho thuê văn phòng cần ghi rõ thời gian thuê và điều kiện gia hạn. Doanh nghiệp cần kiểm tra thời gian thuê tối thiểu với điều kiện gia hạn sau khi hết hạn hợp đồng. Bên cạnh đó, xem xét quy định tăng giá thuê sau khi gia hạn có bị áp mức tăng đột ngột không? Ngoài ra, điều khoản chấm dứt sớm, doanh nghiệp nếu muốn rời đi trước hạn có bị phạt không?
Giá thuê & điều kiện thanh toán
Giá thuê có thể bao gồm hoặc chưa bao gồm thuế GTGT. Do đó, doanh nghiệp cần làm rõ xem giá thuê đã bao gồm thuế chưa? Chu kỳ thanh toán là khi nào (hàng tháng, hàng quý, hay 6 tháng/lần)? Tiền đặt cọc bao nhiêu? Có hoàn lại không? Một số chủ tòa nhà yêu cầu thanh toán trước 3-6 tháng, điều này có thể ảnh hưởng đến dòng tiền doanh nghiệp.
Phí dịch vụ & chi phí phát sinh
Ngoài tiền thuê, doanh nghiệp cần xác định các khoản phí khác. Như phí quản lý tòa nhà, phí điện, nước, vệ sinh, bảo trì, phí đỗ xe, phí an ninh. Trong đó, hợp đồng cần nêu rõ bên nào sẽ chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí này.
Xem thêm: Các Khoản Chi Phí Thuê Văn Phòng Phổ Biến
Trách nhiệm của các bên trong hợp đồng
Doanh nghiệp cần làm rõ trách nhiệm của mình và bên cho thuê trong một số trường hợp như:
- Ai chịu trách nhiệm sửa chữa khi có hư hỏng?
- Doanh nghiệp có được phép thay đổi kết cấu văn phòng không?
- Bên cho thuê có hỗ trợ bảo trì hệ thống điện, điều hòa không?
Điều khoản chấm dứt hợp đồng
Một số hợp đồng quy định nếu chấm dứt sớm, doanh nghiệp phải bồi thường toàn bộ tiền thuê còn lại. Đây là điều khoản quan trọng cần đàm phán trước khi ký hợp đồng. Bởi đây là một khoản lớn, vì vậy doanh nghiệp cần thận trọng khi ký kết các văn bản pháp lý.
Rủi ro pháp lý & cách đàm phán hợp đồng cho thuê văn phòng
Phí phạt khi chấm dứt hợp đồng sớm
Nếu doanh nghiệp cần rời đi trước hạn, phí phạt có thể rất cao. Doanh nghiệp cần đàm phán để giảm mức phạt xuống thấp nhất có thể. Có thể đề xuất điều khoản miễn phí phạt nếu tìm được người thuê thay thế. Đồng thời, cần xác định rõ thời gian thông báo trước khi rời đi.
Điều khoản thay đổi giá thuê một chiều từ chủ tòa nhà
Một số hợp đồng cho thuê văn phòng cho phép chủ tòa nhà tăng giá mà không cần sự đồng ý của người thuê. Doanh nghiệp nên trao đổi để bảo đảm quyền lợi bằng cách thương lượng mức trần tăng giá hằng năm. Yêu cầu thông báo trước ít nhất 6 tháng nếu có điều chỉnh. Hoặc xem xét cơ chế điều chỉnh giá dựa trên chỉ số lạm phát hoặc CPI.
Chiến lược thương lượng để có giá thuê hợp lý
Để tối ưu chi phí thuê, doanh nghiệp có thể áp dụng các chiến lược sau
- So sánh giá thuê với các tòa nhà khác trong khu vực => Đưa ra lựa chọn tối ưu nhất kèm theo vị trí, tiện ích trong tòa nhà
- Thương lượng điều kiện thanh toán linh hoạt, giảm tiền đặt cọc.
- Đàm phán các ưu đãi như miễn phí tháng đầu để sử dụng cho chi phí thiết kế nội thất văn phòng.
Đàm phán về điều khoản bảo trì và phí dịch vụ
Hợp đồng cần làm rõ bên nào chịu trách nhiệm bảo trì hệ thống điện, điều hòa, thang máy… Nếu doanh nghiệp phải chi trả, cần thống nhất giới hạn chi phí tối đa hàng năm.
Hợp đồng cho thuê văn phòng chứa nhiều điều khoản quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi doanh nghiệp. Kiểm tra kỹ lưỡng từng điều khoản giúp tránh rủi ro pháp lý hoặc tài chính không đáng có. Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần dành thời gian đọc kỹ, thương lượng các điều khoản cần thiết. Đảm bảo mọi thỏa thuận được thể hiện rõ ràng trên giấy tờ. Hy vọng những chia sẻ trên từ vanphongmoi.com sẽ hữu ích cho quá trình thuê văn phòng của bạn.
