Liệu dịch vụ cho thuê văn phòng có phải là giải pháp tối ưu cho hoạt động vận hành hiện nay? Thay vì phải đầu tư chi phí lớn vào việc sở hữu văn phòng truyền thống, ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển hướng. Đặc biệt là chuyển sang thuê văn phòng theo mô hình dịch vụ. Bài viết này, vanphongmoi.com sẽ giúp bạn khám phá chi tiết về mô hình này.
Dịch Vụ Cho Thuê Văn Phòng Là Gì?
Định Nghĩa & Các Loại Hình Phổ Biến
Dịch vụ cho thuê văn phòng là mô hình cung cấp không gian làm việc hoàn chỉnh hoặc linh hoạt cho doanh nghiệp. Thường đi kèm với các tiện ích hỗ trợ như lễ tân, bảo vệ, internet, phòng họp, vệ sinh, … mà không cần doanh nghiệp tự đầu tư, quản lý toàn bộ hệ thống.
Có 4 loại hình phổ biến hiện nay:
- Văn phòng truyền thống: Có thể thuê dạng thô hoặc văn phòng trọn gói. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thiết kế, quản lý hoạt động vận hành.
- Văn phòng chia sẻ: Không gian làm việc chung dành cho nhiều cá nhân/doanh nghiệp, phù hợp với startup, freelancer.
- Văn phòng ảo: Không gian không có thật về mặt vật lý nhưng có địa chỉ pháp lý để đăng ký kinh doanh. Thường có dịch vụ hỗ trợ nhận thư tín, cho thuê văn phòng cơ bản khi có nhu cầu.
- Văn phòng dịch vụ: Mô hình trọn gói, được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, vận hành bởi đơn vị chuyên nghiệp. Khách thuê chỉ việc mang laptop đến làm việc.
Tùy vào nhu cầu sử dụng, định hướng phát triển mà công ty sẽ chọn mô hình văn phòng khác nhau.
Xem thêm: Vì sao văn phòng trọn gói là lựa chọn tối ưu cho startup?
Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Dịch Vụ Cho Thuê Văn Phòng
- Tiết kiệm thời gian: Với dịch vụ cho thuê văn phòng, doanh nghiệp sẽ không cần mất quá nhiều thời gian. Đặc biệt là khi tìm từng tòa nhà để so sánh và chọn lựa.
- Tập trung vào hoạt động cốt lõi: Không bị mất quá nhiều thời gian cho giúp doanh nghiệp tập trung tối đa vào chuyên môn.
Hạn Chế Cần Cân Nhắc
- Phụ thuộc vào đơn vị cung cấp: Nếu nhà cung cấp dịch vụ không chuyên nghiệp, tư vấn sai, … doanh nghiệp sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp về chất lượng trải nghiệm.
- Chi phí tiềm ẩn: Một số đơn vị có thể tính thêm phí ngoài giờ, sử dụng tiện ích đặc biệt, … dẫn đến phát sinh chi phí nếu không đọc kỹ hợp đồng.
Khi Nào Thì Doanh Nghiệp Nên Chọn Dịch Vụ Cho Thuê Văn Phòng?
Đối Tượng Doanh Nghiệp Phù Hợp
Dịch vụ cho thuê văn phòng phù hợp với đa dạng doanh nghiệp. Chẳng hạn như doanh nghiệp mới vào Việt Nam. Họ cần không gian làm việc chất lượng, có địa chỉ pháp lý rõ ràng.
Hoặc những doanh nghiệp vừa đang tìm hiểu về thị trường cho thuê văn phòng. Cần có đơn vị tư vấn am hiểu thị trường giúp doanh nghiệp có được văn phòng ưng ý.
Xem thêm: 5 bí quyết thuê văn phòng tại HCM không ai nói với bạn
Dựa Trên Giai Đoạn Phát Triển Của Doanh Nghiệp
Thông thường việc phát sinh nhu cầu từ doanh nghiệp sẽ phổ biệt ở 2 giai đoạn:
- Giai đoạn khởi nghiệp: Tập trung tối ưu chi phí, giảm thiểu rủi ro tài chính. Văn phòng dịch vụ hoặc coworking là lựa chọn lý tưởng.
- Giai đoạn mở rộng: Nhu cầu thuê diện tích lớn. Cần tư vấn các văn phòng tại khu vực hỗ trợ nâng tầm doanh nghiệp.
Biến Động Thị Trường Ảnh Hưởng Đến Quyết Định
Trước nền kinh tế có nhiều biến động. Nhiều doanh nghiệp có xu hướng tự tìm kiếm, đưa ra quyết định. Tuy nhiên điều này thường làm mất thời gian, tiền bạc hơn.
Những giai đoạn thị trường biến động là lúc doanh nghiệp cần đến các đơn vị tư vấn văn phòng. Do họ luôn quan sát các bản tin, dự báo thị trường. Đồng thời họ có những phương án đam phán có lợi nhất cho doanh nghiệp bạn.
Bí Quyết Chọn Đơn Vị Cung Cấp Dịch Vụ Cho Thuê Văn Phòng Uy Tín
Tiêu Chí Đánh Giá Đơn Vị Cung Cấp
Dưới đây là một số tiêu chí giúp doanh nghiệp bạn chọn được đơn vị uy tín
- Uy tín & kinh nghiệm: Chọn đơn vị có thâm niên trong ngành. Sở hữu nhiều dự án lớn và phản hồi tích cực từ khách hàng.
- Chất lượng dịch vụ: Đánh giá qua hệ thống tiện ích. Đồng thời là sự chuyên nghiệp của đội ngũ hỗ trợ, thời gian phản hồ, quy trình vận hành.
- Phản hồi thực tế: Xem đánh giá từ khách hàng cũ qua Google Maps. Cùng các diễn đàn doanh nghiệp hoặc hội nhóm chuyên môn.
Kiểm Tra Hợp Đồng & Chi Phí Minh Bạch
Để tránh phát sinh các vấn đề khác trong quá trình vận hành. Doanh nghiệp cần lưu ý các điều sau khi dùng dịch vụ cho thuê văn phòng:
- Điều khoản quan trọng: Cần làm rõ các mục như giá thuê, thời hạn hợp đồng. Đồng thời là chính sách tăng giá, quy định sử dụng tiện ích chung.
- Chi phí phát sinh: Phí ngoài giờ, chi phí in ấn, phòng họp riêng, … cần được liệt kê rõ ràng.
- Điều kiện chấm dứt hợp đồng: Nắm rõ thời gian thông báo trước, phí phạt (nếu có) để tránh tranh chấp sau này.
Xem thêm: Những điều cần lưu ý khi xem mẫu hợp đồng thuê văn phòng
Tham Quan Thực Tế & Trải Nghiệm Thử
Bạn nên đích thân đến kiểm chứng trực tiếp, nhằm tránh những vấn đề không đáng có:
- Kiểm tra cơ sở vật chất: Đảm bảo văn phòng sạch sẽ, đầy đủ tiện nghi. Các hệ thống điện, mạng, điều hòa hoạt động tốt.
- Tiện ích tòa nhà: PCCC, lễ tân, thang máy, hệ thống an ninh, …
- Môi trường làm việc: Không khí chuyên nghiệp, tiện ích chung như pantry. Các khu tiếp khách, phòng họp cần thiết kế hợp lý.
Dịch vụ cho thuê văn phòng đang ngày càng trở thành lựa chọn chiến lược cho nhiều doanh nghiệp. Nhờ đặc tính tiết kiệm thời gian, tránh được rủi ro nếu chọn đúng đơn vị. Hãy theo dõi vanphongmoi.com để cập nhật thêm các bản tin thú vị khác.
