Ký hợp đồng thuê văn phòng công ty là bước quan trọng khi mở rộng kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn mắc lỗi cơ bản gây ảnh hưởng lâu dài. Cùng vanphongmoi.com tìm hiểu 3 sai lầm thường gặp trong bài viết dưới đây!
Lỗi 1 – Không Đọc Kỹ Các Điều Khoản Của Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Công Ty
Sai lầm đầu tiên là bỏ qua nội dung chi tiết trong hợp đồng thuê văn phòng công ty. Việc đọc lướt qua có thể khiến doanh nghiệp đối mặt rủi ro lớn.
Điều khoản “ẩn” trong hợp đồng
Một số hợp đồng thuê văn phòng công ty có nội dung không rõ ràng hoặc mang tính mập mờ. Các điều khoản “ẩn” thường nằm cuối hoặc trong phụ lục. Chúng có thể gây bất lợi khi phát sinh tranh chấp.
Doanh nghiệp nên yêu cầu bên cho thuê giải thích từng điều khoản khó hiểu. Tránh trường hợp đồng ý vô điều kiện với các nội dung chưa nắm rõ.
Các chi phí phát sinh không được ghi rõ
Một số chi phí như phí bảo trì, dịch vụ chung, vệ sinh… không luôn thể hiện minh bạch. Điều này khiến tổng chi phí vượt xa dự tính ban đầu.
Cần yêu cầu liệt kê tất cả các loại phí bằng văn bản rõ ràng. Mỗi khoản nên có giá cụ thể, điều kiện áp dụng và thời gian thanh toán.
Trường hợp thực tế: Gánh nặng chi phí bất ngờ
Một công ty nhỏ chọn tòa nhà cho thuê văn phòng Đà Nẵng tại quận Hải Châu đã ký hợp đồng chỉ đọc phần giá thuê chính. Sau 3 tháng, họ nhận hóa đơn gần gấp đôi mức dự toán. Lý do là phí dịch vụ, bảo trì, thang máy… được tính thêm theo hệ số riêng.
Bài học là cần xem xét kỹ toàn bộ hợp đồng, tránh rơi vào thế bị động.
Lỗi 2 – Bỏ Qua Điều Khoản Chấm Dứt Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Công Ty
Không ít doanh nghiệp quên thỏa thuận rõ điều kiện chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng công ty. Khi muốn rời đi, họ gặp rắc rối tài chính và pháp lý.
Rủi ro khi đơn phương chấm dứt
Nếu chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng công ty mà không đúng quy định, doanh nghiệp có thể phải bồi thường. Một số hợp đồng ghi rõ bên thuê phải báo trước 90 ngày hoặc chịu phạt 3 tháng tiền thuê.
Đây là gánh nặng nếu công ty cần chuyển văn phòng gấp vì lý do khách quan.
Không thỏa thuận rõ thời gian báo trước
Nhiều bên chỉ ghi “thông báo trước” mà không nêu rõ thời gian cụ thể. Điều này dẫn đến hiểu nhầm, gây khó dễ khi thanh lý hợp đồng.
Cần thỏa thuận rõ: thời gian báo trước, hình thức thông báo, người tiếp nhận thông tin. Điều này giúp cả hai bên chủ động xử lý khi cần kết thúc hợp đồng.
Mất tiền cọc và tranh chấp pháp lý
Không ít doanh nghiệp bị mất toàn bộ tiền cọc vì vi phạm điều khoản. Một số trường hợp phải ra tòa để giải quyết tranh chấp.
Để tránh điều này, hãy nhờ luật sư kiểm tra các điều khoản chấm dứt trước khi ký. Đồng thời, lưu trữ mọi văn bản trao đổi để làm bằng chứng khi cần.
Lỗi 3 – Không Xác Nhận Trạng Thái Tài Sản Bàn Giao Khi Ký Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Công Ty
Một lỗi phổ biến khác trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng công ty là không kiểm tra tài sản bàn giao trước khi nhận văn phòng. Điều này dẫn đến tranh cãi về hư hỏng khi trả lại mặt bằng.
Thiếu biên bản bàn giao
Một số doanh nghiệp nhận văn phòng trong tình trạng có sẵn nội thất văn phòng, điều hòa, rèm cửa… Tuy nhiên, lại không lập biên bản xác nhận rõ hiện trạng.
Khi bàn giao lại, nếu có hư hỏng, bên cho thuê có thể yêu cầu bồi thường. Dù lỗi không do bên thuê gây ra, họ vẫn phải chịu chi phí.
Tranh cãi về hư hỏng tài sản
Nếu không có hình ảnh, video ghi nhận ban đầu, rất khó chứng minh thiệt hại. Điều này gây căng thẳng và ảnh hưởng mối quan hệ hợp tác.
Hãy yêu cầu lập biên bản chi tiết, ghi rõ tình trạng từng hạng mục. Đính kèm hình ảnh hoặc clip quay toàn bộ văn phòng là cách bảo vệ hiệu quả.
Trường hợp xảy ra khi chuyển văn phòng
Một công ty công nghệ tại Sơn Trà đã thuê văn phòng trong tòa nhà 5 tầng. Khi chuyển đi, họ bị yêu cầu sửa lại toàn bộ sàn vì “trầy xước nghiêm trọng”.
Tuy nhiên, trầy xước đó đã có từ trước khi họ nhận bàn giao. Do thiếu biên bản đối chiếu, họ phải bỏ ra hơn 800 USD để khắc phục.
Khi ký hợp đồng thuê văn phòng công ty, đừng chủ quan với các điều khoản dù là nhỏ nhất. Ba lỗi thường gặp mà vanphongmoi.com đã nêu phía trên gồm: không đọc kỹ hợp đồng, bỏ qua điều khoản chấm dứt, không xác nhận bàn giao.
Hãy cẩn trọng ngay từ đầu để tránh mất thời gian, tiền bạc và pháp lý về sau. Việc chuẩn bị kỹ giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.
