Mở văn phòng mới là một cột mốc quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Sau khi ký hợp đồng thuê, công việc tiếp theo, quan trọng nhất chính là fit out. Nhiều doanh nghiệp mới bắt đầu thường mơ hồ về quy trình này, dẫn đến vượt ngân sách, chậm tiến độ.
Cùng vanphongmoi.com tìm hiểu rõ hơn về khái niệm này ngay trong bài viết dưới đây nhé!
I. Khái Niệm Cơ Bản Về Fit Out (Cơ Hội và Thách Thức)
1.1. Fit Out Là Gì? Phân Biệt Các Cấp Độ Hoàn Thiện Cơ Bản
Fit out là gì? Đây hoạt động thi công, hoàn thiện không gian bên trong một tòa nhà. Mục đích chính là tạo ra một môi trường chức năng, thẩm mỹ, phù hợp với nhu cầu cụ thể của người thuê. Trong xây dựng thương mại, người ta phân biệt hai cấp độ chính:
- Base Build (Hoàn thiện Cơ bản): Phần công việc do chủ đầu tư thực hiện (hệ thống PCCC, thang máy, vỏ tòa nhà, M&E chung).
- Full Fit Out (Hoàn thiện Chi tiết): Công việc do người thuê thực hiện (vách ngăn, sàn, trần thạch cao, hệ thống chiếu sáng, điều hòa cục bộ, nội thất rời).
1.2. Tầm Quan Trọng
Một quy trình fit out được quản lý tốt ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp. Thiết kế chuẩn mực tạo ra không gian tối ưu hóa luồng công việc, tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Không gian làm việc đẹp, hiện đại cũng thể hiện hình ảnh thương hiệu, thu hút nhân tài. Hơn thế, việc tuân thủ các quy định về an toàn, PCCC là điều kiện tiên quyết để vận hành hợp pháp.
1.3. Văn Phòng Thường Gặp Cấp Độ Nào?
Hầu hết văn phòng cho thuê Hạng A, Hạng B ở các thành phố lớn đều được bàn giao ở trạng thái mặt bằng thô (shell core). Điều này đòi hỏi người thuê phải thực hiện fit out toàn bộ. Đối với các hình thức văn phòng dịch vụ hay co-working space, doanh nghiệp thường chỉ cần tái trang trí, thay đổi một phần nhỏ nội thất sẵn có. Việc nhận dạng cấp độ mặt bằng giúp doanh nghiệp dự toán chi phí chính xác.
II. Quy Trình Fit Out Chuẩn 5 Giai Đoạn và Quản Lý Thời Gian
2.1. 5 Giai Đoạn
Quy trình fit out tiêu chuẩn trải qua năm giai đoạn chính:
- Thiết kế ý tưởng: Lên layout mặt bằng, thiết kế 2D, 3D.
- Xin phép thi công: Nộp hồ sơ thiết kế, PCCC cho Ban Quản Lý Tòa Nhà.
- Thi công Cơ Điện (M&E): Lắp đặt hệ thống điện, chiếu sáng, điều hòa cục bộ, mạng Internet.
- Thi công Kiến Trúc: Xây dựng vách ngăn, lát sàn, làm trần thạch cao, sơn tường.
- Lắp đặt nội thất: Đưa bàn ghế, đồ trang trí vào vị trí, vệ sinh công nghiệp.
2.2. Thời Gian Tiêu Chuẩn Cho Mỗi Giai Đoạn
Thời gian phụ thuộc vào quy mô dự án. Thông thường, một dự án quy mô vừa (dưới 1000m²) cần:
- Thời gian thiết kế, xin phép: 4-6 tuần.
- Thời gian thi công thực tế: 6-12 tuần. Hợp đồng thuê thường có điều khoản Thời gian Miễn phí Thi công (Fit-out Period). Doanh nghiệp cần tận dụng triệt để thời gian này, đồng thời có kế hoạch dự phòng cho các rủi ro bất ngờ.
2.3. Quản Lý Tiến Độ và Giấy Phép Thi Công
Việc xin phép fit out với Ban Quản Lý Tòa Nhà là bước bắt buộc. Hồ sơ thường bao gồm bản vẽ thiết kế, giấy phép PCCC, bảo hiểm xây dựng. Để kiểm soát chất lượng, tiến độ, doanh nghiệp nên thuê đơn vị Quản Lý Dự Án (Project Management) chuyên nghiệp. Đảm bảo an toàn lao động, tuân thủ giờ làm việc quy định của tòa nhà giúp tránh các phạt vi phạm không đáng có.
Xem thêm: Tìm Hiểu Chi Tiết Quy Định Thiết Kế Văn Phòng Tại Các Tòa Nhà Cho Thuê Văn Phòng Hồ Chí Minh
III. Phân Tích Chi Phí Fit Out và Bí Quyết Tiết Kiệm Ngân Sách
3.1. Các Hạng Mục Chi Phí Quan Trọng
Chi phí fit out được chia thành nhiều phần:
- Chi phí Thiết Kế, Giấy phép.
- Chi phí Xây Dựng (vách ngăn, sàn, trần).
- Chi phí Cơ Điện (hệ thống điện, điều hòa, thông gió).
- Chi phí Nội Thất Rời (bàn làm việc, ghế, tủ hồ sơ).
- Chi phí Quản lý Dự án, Chi phí Dự phòng (thường 5-10% tổng chi phí).
3.2. Cách Tính Toán và Dự Toán Chi Phí Chính Xác
Chi phí fit out thường được tính dựa trên đơn giá trên mỗi mét vuông (VND/m²). Đơn giá này dao động lớn tùy thuộc vào tiêu chuẩn hoàn thiện (cao cấp, trung bình, tiết kiệm). Để dự toán chính xác, cần có bản vẽ thiết kế chi tiết, bóc tách khối lượng vật tư. Tránh sử dụng vật liệu quá cao cấp cho các khu vực ít người qua lại giúp kiểm soát tổng chi phí.
3.3. Bí Quyết Tối Ưu Hóa Chi Phí và Giảm Thải Lãng Phí
Tối ưu chi phí fit out không có nghĩa là cắt giảm chất lượng. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm bằng cách tận dụng tối đa hệ thống M&E sẵn có của mặt bằng (nếu có). Áp dụng thiết kế văn phòng mở, sử dụng các vật liệu đa năng, lắp đặt vách ngăn di động giúp không gian linh hoạt, giảm thiểu vật liệu xây dựng. Việc đàm phán giá tốt với các nhà cung cấp vật tư cũng là chìa khóa tiết kiệm hiệu quả.
Xem thêm: Tìm Hiểu Chi Tiết Quy Định Thiết Kế Văn Phòng Tại Các Tòa Nhà Cho Thuê Văn Phòng Hà Nội
Fit out là bước chuyển đổi quyết định từ ý tưởng sang hiện thực. Nắm vững định nghĩa, quản lý chặt chẽ quy trình, thời gian, đồng thời có kế hoạch kiểm soát chi phí rõ ràng sẽ đảm bảo dự án thành công. Theo vanphongmoi.com, đầu tư đúng mức, đúng chỗ là đầu tư vào tương lai phát triển bền vững của doanh nghiệp.
